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Gestion du temps : comment maximiser votre productivité ?

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Maîtrisez la gestion de votre temps pour maximiser votre productivité

Le portage salarial vous donne la possibilité de travailler comme indépendant, tout en bénéficiant des avantages du statut de salarié.

Cela vous offre une grande liberté, mais implique que vous devez vous-même gérer votre temps et vos priorités. Cette indépendance vous demande d’assumer de nombreuses tâches et responsabilités, malgré le soulagement administratif qu’offre le portage.

Heureusement, il existe de nombreuses techniques et méthodes pour optimiser votre temps et jongler avec vos priorités. 

C’est ce que je vous propose d’explorer dans cet article. 

1. Comprendre ses priorités

L’une des priorités pour quelqu’un qui gère sa propre activité est de définir… ses priorités. 

Commencer une journée sans savoir quelle case cocher en premier sur la to-do list, c’est laisser libre cours à la procrastination déguisée. Vous trouverez toujours quelque chose de plus intéressant à faire que la tâche la plus importante de la journée. 

Que devez-vous faire en premier ? 

Pour vous aider à voir plus clair dans votre gestion des priorités, je vous propose d’utiliser la matrice d’Eisenhower. C’est une méthode qu’utilisait l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower pour optimiser son temps précieux. Voici en quoi cela consiste : 

Vous allez créer un tableau de deux lignes et deux colonnes. De manière à avoir quatre cases où répartir vos tâches.

  1. Dans la première, vous mettrez vos tâches urgentes et importantes. Ces tâches, vous l’aurez compris, doivent être exécutées en priorité.
  2. Dans la seconde, vos tâches urgentes, mais pas importantes. Celles-ci peuvent être déléguées. 
  3. Dans la troisième, vos tâches importantes, mais non urgentes. Celles-ci sont destinées à être planifiées. 
  4. Et dans la dernière, tout ce qui est ni urgent, ni important. Vous le devinez peut-être, ces tâches doivent être envoyées à la corbeille.

Maintenant que vous savez quelles sont vraiment vos priorités, je vous propose d’explorer des outils et techniques pour optimiser la gestion de votre temps.  

2. Techniques de gestion du temps

La gestion du temps est probablement la mission la plus difficile d’une personne qui travaille à son compte.

Grâce à la matrice d’Eisenhower, vous savez quelles tâches peuvent être supprimées ou déléguées. Mais pour ce qui est des plus importantes, je voudrais vous partager trois concepts pertinents :  la technique du time-blocking, la méthode Pomodoro, et la Loi de Parkinson.

La technique du time-blocking : vous réservez des créneaux horaires dédiés à vos tâches spécifiques. Cela paraît évident. Mais le faites-vous ? Pour rendre la technique plus efficace, je vous propose la méthode suivante.

La méthode Pomodoro : elle consiste à alterner périodes de travail intense de 25 minutes et pauses courtes de cinq minutes. Après quatre cycles, vous faites une pause plus longue. En un bloc intense de quatre périodes chronométrées, votre concentration est nettement stimulée.

La Loi de Parkinson : “Le travail s’étend de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement.” (Cyril N. Parkinson) 

Si vous vous donnez deux heures pour accomplir une tâche, celle-ci vous prendra deux heures. Mais si vous vous donnez quatre heures pour accomplir la même tâche, celle-ci vous prendra probablement les quatre heures.

La méthode Pomodoro utilise la Loi de Parkinson pour vous aider à caser vos tâches dans des périodes de temps limitées. Le time-blocking vous impose de planifier celles-ci.  

Bien que ces outils puissent stimuler votre productivité et votre concentration, il reste un ennemi puissant à neutraliser. 

3. Les distractions

Nous vivons à une époque fantastique au niveau technologique. Mais le revers de la médaille, c’est la guerre de l’attention.

Nous sommes stimulés et sollicités en permanence. Des pastilles rouges indiquant le nombre de messages non lus, une sonnerie qui vous signale un nouveau mail, et même les notifications d’applications “bien-être” qui vous disent de faire une pause. 

Le problème est que ces éléments font partie de notre quotidien et nous les subissons sans même nous en rendre compte. 

Je vous propose d’identifier les sources distractions courantes dans une journée-type de travail. À chaque interruption, notez-en l’origine. Est-ce un email ? Un appel ? Une notification de réseaux sociaux ? Il se pourrait même que ce soit le facteur ou la sollicitation d’un enfant. 

Quoi qu’il en soit, prenez-en note et pour chaque distraction, tentez de mettre en place une simple action, facile et rapide, afin de gérer au mieux ce qui peut l’être. 

La décision la plus évidente serait de désactiver les notifications de votre téléphone et d’utiliser des applications de blocage de sites sur votre ordinateur.

Vous seriez étonné·e du degré d’importance et d’urgence qu’on attribue à des futilités.

Pour vos emails et vos messages, vous pourriez par exemple vous reporter au premier point de cet article. Ils sont importants, mais rarement urgents. Planifiez un créneau pour les lire et y répondre.

Abordons maintenant une autre préoccupation majeure des personnes qui travaillent à leur compte.

4. Équilibre vie professionnelle/vie privée

Qui dit gestion du temps et des priorités pour travailleurs indépendants, dit aussi équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Selon le mentaliste Fabien Olicard, nous pouvons catégoriser notre temps en cinq catégories : 

  1. Le temps professionnel : toute activité “ayant pour finalité une rémunération”.
  2. Le temps personnel : toute activité qui “génère du plaisir, mais sans autre bénéfice”.
  3. Le temps pour soi : toute activité qui “fait progresser physiquement, mentalement ou spirituellement”.
  4. Le temps obligatoire : toute activité vitale ou non satisfaisante. 
  5. Le temps perdu : toute activité “sans apport, sans plaisir, sans déplaisir, sans être obligatoire”.

Comme F. Olicard le propose dans son livre “Votre temps est infini”, évaluez la manière dont vous répartissez ces différents temps dans votre journée.

À nouveau, vous risquez d’être surpris·e. En prendre conscience, c’est aussi en prendre le contrôle et se donner le droit de changer les choses.

Vous pourriez, par exemple, planifier des moments de temps personnel et de temps pour vous, voire d’en faire le centre de votre semaine et d’organiser tout le reste autour de ces deux “temps”.

Nous avons tendance à planifier en priorité tout ce qui est professionnel et obligatoire et à ajouter les loisirs et le bien-être où il reste un peu de place.

Accorder le même degré d’importance aux différents types de temps pourrait rétablir ce précieux équilibre entre vos vies privée et professionnelle.

Conclusion

La gestion du temps et des priorités est cruciale pour augmenter votre productivité en tant que freelance. 

Prenez conscience de vos priorités, utilisez des techniques comme le time-blocking et la méthode Pomodoro, et minimisez les distractions. Votre temps et votre productivité en seront naturellement améliorés.

De plus, il est essentiel de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour maintenir un rythme de travail durable et sain. N’oubliez pas que le but n’est pas seulement d’être productif, mais aussi de profiter de votre indépendance et de votre vie.

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Aurore Petit-Dulong

CEO Smartportage

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